Utstyr, kasser og adkomst: slik planlegger du høstens opptaksdager

Når dagene blir kortere og været snur, er det sjelden selve rommet som skaper trøbbel på opptaksdagen. Det er veien inn. Jeg ser det igjen og igjen i kurset: deltakerne bruker mesteparten av tiden på siktlinjer og lys, og tenker først sent på hvordan stativer, kabelkasser og lyspakker faktisk skal komme fram til rommet. Om høsten får dette større konsekvenser, fordi regn, glatte trapper og mørke parkeringsplasser gjør hver bærerunde tregere.

Derfor starter jeg alltid utstyrsvurderingen utenfor bygget. Hvor kan bilen stå, hvor langt er det fra lasteplassen til rommet, og hvem har nøkkel eller adgangskort når teamet kommer? Svarene skal inn i forberedelsesrapporten som egne punkter, ikke som løse notater i margen. En arrangør som får et tydelig svar på dette i forkant, slipper å bruke den første halvtimen av opptaksdagen på å lete etter en vaktmester.

• Hvor kan kjøretøyet stå, og hvor lenge?
• Hvem åpner døren, og når?
• Hvor langt er bæreveien fra bil til rom?

Ta med målebånd og gå hele ruten som utstyret skal ta, i samme rekkefølge som teamet vil gå den. Mål dørbredder, terskler, svinger i korridorer og trappetrinn. En lyskasse på hjul som er bred nok til å komme gjennom hoveddøren, kan likevel stoppe i en smal sidegang eller på en dørterskel som ingen la merke til. Skriv ned målene, og noter hvilke kasser som er de største i teamets utstyrsliste.

Heis er en egen sak. Spør om innvendig mål, om lasten tåler vekten, og om heisen er reservert for andre i tidsrommet. Om høsten brukes mange lokaler til konferanser og kurs, og heisen kan være opptatt akkurat når du trenger den. Noter også om det finnes en trapp som kan brukes som reserve, og hvor mange runder det vil bety for teamet.

• Dørbredder og terskler langs hele ruten
• Innvendig mål og vektgrense i heisen
• Reservevei dersom heisen er opptatt

Når utstyret er inne, trenger det et sted å stå. Tegn inn på gulvplanen hvor kasser skal stå mens opptaket pågår, slik at de ikke blokkerer nødutganger eller gangveier for publikum. Jeg anbefaler å sette av en sone nær teknikkplassen, og en til tomme kasser som kan stå bort fra kameraets synsfelt. Stativbena trenger mer plass enn de fleste regner med, særlig når kameraet står hevet.

Kabler er det som oftest glemmes. Mål avstanden fra kameraposisjonene til strømuttak og til mikseplassen, og regn med omveier langs vegger og rundt dører. Gulvet er ofte kaldt og fuktig om høsten, og kabler som krysser gangareal må teipes eller dekkes. Noter om det finnes kabelbruer, og hva arrangøren kan låne dersom lokalet har noe på lager.

• Egen sone for kasser utenfor kameraets bilde
• Fri bredde ved nødutganger og gangveier
• Kabellengde målt langs veggen, ikke i luftlinje

Mange problemer kan unngås ved at tider og tilgang står svart på hvitt. Be arrangøren bekrefte når lokalet er åpent for oppsett, når det må være ryddet, og om andre aktiviteter pågår i bygget samme dag. Om høsten stenger mange lasteramper og bakdører tidlig, og noen steder låses dørene automatisk etter et bestemt klokkeslett. Det er ikke noe du vil oppdage først når bilen står lastet utenfor.

Skriv også ned kontaktpersonen på opptaksdagen, med telefonnummer som faktisk blir besvart. Å ha ett navn å ringe til er verdt mer enn en lang epostkjede. I rapporten setter jeg dette sammen med en kort liste over det arrangøren må bekrefte, slik at ingenting blir stående som en antakelse. Det er en rolig og kjedelig jobb, og nettopp derfor virker den.

• Tidspunkt for oppsett og nedrigging
• Åpningstider for lasterampe og bakdør
• Navn og telefon til kontaktperson på dagen

Regn og vind gjør at utstyr som tåler å stå litt ute i august, nå trenger beskyttelse. Planlegg et tørt mellomlager rett innenfor døren, og ta med plast eller tepper til å dekke kasser under transport fra bil til inngang. Glatte trapper og mørke uteområder er også et sikkerhetsspørsmål: spør om det finnes belysning og strøing utenfor, og noter hvem som er ansvarlig for det.

Tenk også på temperatur. Kameraer og linser som bæres fra kald bil inn i et varmt rom, kan dugge, og det tar tid før de er klare. Legg inn ti til femten minutter i tidsplanen til akklimatisering, og sett utstyret på plass tidlig. Denne ventetiden kan brukes til å gå gjennom gulvplanen en siste gang og sjekke at alle posisjoner stemmer med virkeligheten.

• Tørt mellomlager rett innenfor døren
• Belysning og strøing av adkomstveien
• Tid til akklimatisering av kamera og linser

I rapporten får utstyrsplassering og tilgang en egen del, med tre ting: en kort beskrivelse av ruten fra bil til rom med målene du har tatt, en merket gulvplan som viser kasser, stativer og kabelveier, og en liste over punkter som arrangøren må bekrefte før dagen. Hold språket enkelt, slik at en vaktmester eller en produsent som ikke kjenner kamerafaget, forstår hva som menes.

Rapporten skal kunne leses av en som ikke var med på befaringen. Det er testen jeg bruker: kan en kollega ta rapporten, møte opp på stedet og finne rett dør, rett heis og rett sted for kassene uten å ringe deg? Hvis ikke, mangler det noe. Dette er øvelsen vi gjentar i kurset, til den sitter.