Sjekkliste før du låser gulvplan og forberedelsesrapport

Før du setter strek på papiret, må du vite hvor stort rommet faktisk er. Mange gulvplaner starter med et skjermbilde fra en brosjyre eller en skisse fra utleier, og da stemmer ikke avstandene. Jeg måler selv: lengde, bredde, avstand til faste søyler, dørbredder og avstand fra scenekant til første rad. Noter målene i en enkel liste og skriv hvem som har målt, og hvordan.

Når målene er på plass, bestemmer du skala og nordpil, eller en annen fast referanse som alle kan bruke. Arrangøren skal kunne holde planen i hånden og finne igjen inngangen uten forklaring. Hvis rommet har flere nivåer, lager du ett ark per nivå. Det virker omstendelig, men sparer deg for misforståelser på selve opptaksdagen.

• Alle mål er tatt på stedet, ikke hentet fra en gammel tegning
• Skala eller målestokk står tydelig på arket
• Faste hindringer som søyler og trapper er tegnet inn

En gulvplan er ikke et kunstverk. Den skal si hvor kameraene står, hva de ser, og hva som kan stå i veien. Jeg tegner kameraposisjoner med en enkel symbolikk og trekker en tynn linje ut mot det de skal fange. Hvis en søyle, en balkong eller et bord ligger i linjen, merker jeg det med en kort tekst ved siden av, ikke bare med en farge.

Sjekk også at plasseringene er realistiske for et stativ. Et kamera trenger plass til stativbena, til operatøren og til kabelen. Jeg tegner derfor en liten sirkel rundt hver posisjon som viser behovet. Når arrangøren ser at publikumsrad tre kolliderer med kameraområdet, kan hun ta avgjørelsen i tide i stedet for å oppdage det mens folk setter seg.

• Hver kameraposisjon har et navn eller nummer
• Synsfelt er tegnet som linjer eller kiler
• Hindringer i siktlinjen er skrevet inn

Det som du la merke til under besøket, forsvinner fort hvis du ikke skriver det ned. Vinduer som slipper inn lavt sollys på ettermiddagen, en ventilasjon som starter av seg selv, et uttak som sitter bak scenen: alt dette hører hjemme i rapporten. På gulvplanen setter jeg små symboler for vinduer, støykilder, strømuttak og nettpunkter, og forklarer symbolene i en tegnforklaring nederst på arket.

Skriv ned hva som er sjekket og hva som ikke er det. Hvis du ikke fikk målt opplastingshastigheten, skriver du at den må bekreftes, og hvem som skal gjøre det. En ærlig åpen post er mer verdt enn en antatt fasit. Arrangøren kan da følge opp med utleier i god tid før dagen kommer.

• Vinduer og lysforhold er markert med retning
• Støykilder er listet med tidspunkt om mulig
• Strøm og nett har egne symboler og punktliste

Et rom kan se perfekt ut på tegningen og likevel være vanskelig å bruke, hvis utstyret ikke kommer inn. Gå gjennom veien fra lasteplass til opptaksområde: dørbredder, terskler, heis, trapper, og hvem som har nøkkel. Jeg tegner inn ruten med en stiplet linje og skriver målene der den er trangest. Teamet ser dermed med én gang om en kasse på hjul rekker gjennom.

Legg også inn hvor kasser og kabler kan stå mens opptaket pågår, uten å blokkere rømningsveier. Utleier har ofte egne regler, og dem noterer du i rapporten som forhold arrangøren må bekrefte. Du vurderer ikke bygget som sådan, bare hva teamet trenger for å kunne jobbe trygt og effektivt.

• Rute fra lasteplass til opptaksrom er tegnet inn
• Trangeste punkt har skrevet mål
• Plass til kasser og kabler er avsatt

Den beste testen er å gi dokumentene til en kollega som ikke var på besøket. Kan hun finne frem, forstå symbolene og si hva som gjenstår? Hvis ikke, mangler det noe. Jeg ber ofte en annen instruktør lese rapporten og stille spørsmål. Spørsmålene hennes viser nøyaktig hvor teksten er uklar.

Se også på selve utformingen. Bruk samme skrift og samme symboler gjennom hele rapporten, og la ikke planen bli så full at den blir uleselig. Er den det, del den i to ark: ett for kamera og lys, ett for lyd, nett og strøm. Dato, stedets navn og navnet på den som utarbeidet rapporten står i toppen av hvert ark, slik at versjonene ikke blandes.

• En utenforstående har lest rapporten og stilt spørsmål
• Symboler og skrift er like på alle ark
• Dato og navn står øverst på hvert ark

Avslutt med en egen liste over det som ikke er avklart. Dette er kanskje den mest nyttige delen for arrangøren. Hver post har en kort setning, en ansvarlig og en frist som er relativ til opptaksdagen, for eksempel «en uke før». Jeg unngår løse formuleringer som «bør sjekkes» og skriver heller hva som skal sjekkes og hos hvem.

Til slutt går du gjennom hele dokumentet en gang til med blyant i hånden, og krysser av for hvert punkt i denne sjekklisten. Først da kaller du rapporten ferdig og sender den. Den skal kunne stå på egne ben, også om du er utilgjengelig dagen før opptaket.

• Hver åpen post har ansvarlig og frist
• Listen skiller mellom målt og antatt
• Rapporten er gjennomgått etter sjekklisten