Slik lager du en gulvplan som arrangøren faktisk kan bruke

Mange begynner med å tegne før de har målt noe. Resultatet er en plan som ser ryddig ut, men som ikke stemmer når stativene skal stå. Ta heller med et målebånd eller en laseravstandsmåler og noter lengde og bredde på rommet, avstand til vegger og plassering av søyler, dører og trapper. Skriv tallene rett på et utkast for hånd, og tegn rent senere.

Husk å måle det som ikke er åpenbart: takhøyde, bredden på døråpninger og dybden på scenen eller podiet. Disse målene avgjør om en kamerakran, en lysstativ eller en stor kasse kommer inn i rommet. Notér også hvilken vei døren slår opp, for det påvirker både adkomst og plassering av kabler.

Bruk gjerne en fast skala fra første skisse, for eksempel at en rute på rutepapiret tilsvarer en meter. Da slipper du å regne om når planen skal leses av noen andre enn deg selv.

• Mål lengde, bredde og takhøyde
• Noter søyler, trapper og dørbredder
• Bruk samme skala hele veien

Når grunnplanen står, legger du på det som er viktig for opptaket. Marker kameraposisjonene med en enkel symbolnøkkel, tegn synsfeltet som en kile, og vis hvor siktlinjen brytes av søyler, dører eller publikum. Gi hver posisjon et navn som K1 og K2 slik at rapporten kan henvise til dem uten å forklare hver gang.

Legg deretter på strømuttak, nettuttak og kjente støykilder som ventilasjon, kjøleskap eller vinduer mot trafikkert vei. Bruk én farge eller ett symbol per kategori, og skriv forklaringen nederst på arket. En leser som ikke var med på befaringen skal kunne forstå tegningen uten at du står ved siden av.

Det er bedre med få, tydelige symboler enn mange små. Hvis planen får for mange lag, del den i to ark, ett for bilde og ett for lyd, strøm og nett.

• Kameraposisjoner med navn og synsfelt
• Strøm- og nettuttak med avstand til posisjon
• Støykilder markert med eget symbol

En gulvplan som bare viser selve rommet, glemmer halve jobben. Teamet må få utstyret fram, og det er ofte der det stopper opp. Tegn inn ruten fra lasteplass eller parkering til opptaksstedet, og merk heis, trapper, terskler og trange passasjer. Skriv ned hvor langt det er å bære og om noen må låse opp dører på forhånd.

Avsett også plass for kasser, kabelruller og en liten arbeidsbenk, gjerne utenfor publikums områder. Tegn dem som skraverte felt med mål, slik at arrangøren ser at det trengs fire kvadratmeter til dette, og kan si fra dersom plassen er tenkt brukt til noe annet.

Tilgang handler også om tid. Noter når lokalet kan åpnes for oppsett, og når det må være ryddet. Den opplysningen hører hjemme i rapporten, men en kort merknad på planen hindrer misforståelser.

Forberedelsesrapporten er tegningens forklaring. Hold den kort og i fast rekkefølge: kamera og siktlinjer, lys og vinduer, lyd, nett og strøm, utstyr og adkomst. Under hver overskrift skriver du hva du fant, hva det betyr for opptaket og hva du anbefaler. Unngå vage formuleringer som «ser greit ut», og skriv heller hva du målte eller hørte.

Dokumentér med bilder fra hver kameraposisjon, tatt i øyehøyde og i retning av motivet. Henvis til dem med samme navn som på planen. Et bilde av en søyle som skjuler scenen sier mer enn tre setninger om samme sak.

Avslutt med en liste over punkter som ikke ble avklart under befaringen, hver med navn på hvem som skal svare. Slik vet arrangøren hva som gjenstår, og du slipper å lete etter informasjonen kvelden før.

• Fast rekkefølge på temaene
• Funn, konsekvens og anbefaling per punkt
• Bilder navngitt som på planen

La en kollega som ikke har sett lokalet lese planen og rapporten. Be vedkommende peke ut hvor kamera 1 skal stå, hvor strømmen hentes og hvilken vei kassene bæres inn. Stopper personen opp, mangler det noe på arket, ikke hos leseren. Dette er den enkleste kvalitetssjekken, og den tar ti minutter.

Kontroller også at målene stemmer med hverandre. Summen av delmålene skal gå opp mot totalmålet, og skalaen skal være lik på alle ark. Små avvik her gir store problemer når et stativ skal stå to meter fra en vegg som i virkeligheten er halvannen.

Til slutt: dato og versjonsnummer øverst. Hvis lokalet endres eller arrangøren ber om justeringer, lager du en ny versjon i stedet for å skrive over den gamle. Da er det alltid tydelig hvilken plan som gjelder.

Den hyppigste feilen er en plan uten forklaring av symbolene. Den som tegnet vet hva trekanten betyr, men ingen andre gjør det. Legg alltid inn en tegnforklaring, selv når den virker unødvendig.

Neste feil er å tegne rommet tomt. Stoler, bord, scenedekor og planter endrer både siktlinjer og lyd, og kan sperre veien for utstyr. Tegn møbleringen slik den vil være på opptaksdagen, og skriv i rapporten hvis arrangøren ennå ikke har bestemt den.

En tredje feil er å love for mye. En rapport viser hva som ble sett under befaringen, ikke hva som skjer dagen etterpå. Skriv derfor tydelig hva som må bekreftes, for eksempel nettkapasitet eller om en dør kan stå åpen. Ærlighet om det du ikke vet gjør rapporten mer troverdig, ikke mindre.

• Tegnforklaring på hvert ark
• Tegn møbleringen slik den blir
• Skill mellom observert og ubekreftet