Nett og strøm før vintersesongen: dette bør du bekrefte i lokalet

Fra midten av høsten fylles kalenderen med seminarer, årsmøter, kurs og konferanser, og mange av dem skal sendes direkte eller tas opp. Lokalene som brukes er ofte de samme som andre arrangører har booket i flere uker, og nettet deles av langt flere enn om sommeren. Det er derfor jeg anbefaler å gjøre nettsjekken tidlig, ikke dagen før.

Et lokale som fungerte fint i vår, kan oppføre seg helt annerledes nå. Utleier kan ha byttet leverandør, flyttet rutere eller lagt til trådløse soner for gjester. I tillegg er mørketiden på vei, og mange vil bruke ekstra lys og skjermer, som drar mer strøm. Ingenting av dette er dramatisk, men alt må noteres.

I denne artikkelen går jeg gjennom det jeg faktisk gjør på en lokalitetsbefaring, og hva en arrangør bør ha bekreftet skriftlig før opptaksdagen.

De fleste ser på nedlastingshastighet, men for en direktesending er det opplastingen som avgjør. En sending i god kvalitet trenger en stabil opplasting som ligger godt over det selve bildestrømmen krever, slik at det er rom for svingninger. Jeg ber alltid om å få målt dette med en enkel test på selve stedet, gjerne ved to ulike tidspunkter.

Spør utleier om nettet er delt med andre i bygget, og om det finnes en egen forbindelse som kan reserveres. Et nett som virker raskt klokken ti på formiddagen, kan være tregt når kantinen og kontorene bruker det samtidig. Noter både målt verdi og tidspunkt, ikke bare inntrykket.

Be også om navnet på en person som kan svare på nettspørsmål under selve arrangementet. Det er ofte den som mangler når noe går galt.

• Mål opplasting, ikke bare nedlasting
• Test til ulike tider på dagen
• Spør om nettet deles med andre brukere
• Skriv ned hvem som kan hjelpe på dagen

Min tommelfingerregel er enkel: bruk kabel der det går an. En nettverkskabel fra ruter til strømmeutstyret er mindre utsatt for forstyrrelser enn trådløst nett, spesielt i rom med mange tilkoblede telefoner. Sjekk derfor hvor nettuttaket sitter i forhold til der utstyret skal stå, og om kabelen må legges over gulv der folk går.

Finnes det ikke et uttak nær nok, må det planlegges en lengre kabelrute eller en annen plassering av utstyret. Det er en av tingene som havner i forberedelsesrapporten, sammen med et mål på avstanden.

En reserveløsning bør vurderes uansett. Det kan være en mobilforbindelse som kan kobles inn, eller en annen kabelforbindelse. Poenget er ikke å love at alt går, men å vite hva som gjøres hvis hovedlinjen faller ut midt i sendingen.

Strøm blir ofte glemt til noen står med utstyret i hånden og ser at uttaket sitter bak scenen. Jeg teller uttak, noterer hvor de er plassert og spør om de ligger på samme gruppe. Lys, skjermer, datamaskiner og lydutstyr på samme krets kan løse ut sikringen på verst mulig tidspunkt.

Spør utleier hvem som kan åpne sikringsskapet, og om det finnes fordelere eller skjøteledninger i lokalet. Ta egne med, og merk dem med teip, slik at de ikke blir med noen andre hjem etter arrangementet.

Kabler på gulvet er både en sikkerhetssak og et bildeproblem. Planlegg ruter langs vegg eller bruk kabelbruer der publikum går. Noter også hvor lang tid oppsettet trenger, så er tilgangen til lokalet avtalt riktig.

• Tell uttak og notér plassering
• Finn ut hvilke uttak som deler sikring
• Ta med egne fordelere, merket med teip
• Planlegg kabelruter bort fra gangsoner

På kurset øver vi på å skille mellom det du har sett, det du har målt og det som bare er fortalt deg. Det siste må bekreftes. En setning som «utleier sier nettet er raskt» er ikke en måling, og den bør stå under overskriften «må bekreftes» i rapporten.

Jeg bruker tre kolonner: observert, målt og må bekreftes. Under nett og strøm havner det typisk målt opplasting, antall uttak, avstand fra ruter til utstyr og navn på kontaktperson. Arrangøren får da et dokument som kan leses uten at du står ved siden av.

Legg gjerne inn et enkelt kryss på gulvplanen for hvert nettuttak og strømuttak. Da ser både teknikere og arrangør med én gang hvor kablene må gå, og hva som mangler.

Har du et arrangement som skal sendes eller tas opp før jul, er det nå du bør ta kontakt med lokalet. Be om en skriftlig bekreftelse på nettleverandør, tilgjengelig opplasting, plassering av uttak og hvem som er på plass under arrangementet. Det tar ti minutter og sparer deg for mye stress.

Vurder også om oppsettet kan testes noen dager i forveien. Selv en kort test med samme utstyr og samme tilkobling viser raskt om noe må endres. Mangler du tid til det, bør du i det minste måle nettet selv i rommet.

Husk at vinterstid kan både vær og trafikk forsinke teknikere og utstyr. Legg inn ekstra margin i tidsplanen, og avtal tilgang til lokalet i god tid før dørene åpnes.

• Skriftlig bekreftelse på nett og kontaktperson
• Avtal en kort test før dagen
• Legg inn ekstra tid til oppsett